Cara menerima Panggilan Telepon

Cara Menerima Panggilan Telepon

Telepon barangkali adalah hal biasa bagi kita, setiap hari kita juga melakukan panggilan atau menerima telepon. Namun bagi sebuah kantor atau perusahaan, menerima telepon pun ada standar operasi dan prosedurnya. Mengapa mengangkat telepon harus diatur? karena segala hal itu ada unggah-ungguh-nya dan sewaktu mengangkat telepon kadang kita tidak tahu siapa yang menelpon. Oleh karena itu untuk menghormati penelpon dan menunjukkan bahwa kantor kita adalah kantor yang “bonafit” maka perlu ada tata cara menerima telepon di kantor :

Adapun tata cara menerima telepon adalah sebagai berikut :

1.    Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.

2.    Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.  Misal: “PT. Sabar Jaya, selamat pagi, dengan Niken ada yang bisa dibantu?”

3.    Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?

4.    Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong pembicaraan.

5.    Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.

6.    Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.

7.    Sebelum mengakhiri pembicaraan, tidak ada salahnya juga Anda bertanya apakah masih ada yang bisa dibantu. Anda bisa menyampaikan, “Mohon maaf, apakah ada hal lain yang bisa kami bantu?”. Anda bisa menggunakan kata maaf maupun tidak.

8.    Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.

9.    Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.

10. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

1.    Sikap mau membantu.

2.    Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.

3.    Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.

4.    Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.

5.    Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.

6.    Jangan menguap.

7.    Jangan memotong pembicaraan.

8.    Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.

9.    Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.

10. Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

Demikian tips menerima telepon di kantor, semoga bermanfaat.

Keterampilan Mendengar Dan Memahami Informasi Yang Diterima

Interpersonal Skill (keterampilan interpersonal) sebagai kemampuan seseorang secara efektif untuk berinteraksi dengan orang lain maupun dengan rekan kerja, seperti pendengar yang baik, menyampaikan pendapat secara jelas dan bekerja dalam satu tim. Pakar lain mengatakan bahwa interpersonal skill adalah kecakapan atau keterampilan yang dimiliki oleh seseorang dalam hubungannya dengan orang lain, kecakapan atau keterampilan untuk berkomunikasi baik verbal maupun non verbal.

            Ahli lainnya mengatakan bahwa interpersonal skill (keterampilan interpersonal) adalah suatu keterampilan untuk mengenali dan merespon secara layak perasaan, sikap dan perilaku, motivasi serta keinginan orang lain. Bagimana seseorang mampu membangun hubungan yang harmonis dengan memahami dan merespon manusia atau orang lain. Adapun beberapa interpersonal skill (keterampilan interpersonal), antara lain :

1.       Keterampilan listening (mendengarkan) : Salah satu komponen dari proses komunikasi adalah bagian menerima pesan, salah satunya ialah mendengarkan. Mendengarkan bukan secara harfiah menggunakan alat pendengaran (telinga) , tetapi memiliki arti yang lebih luas dengan penggunaan alat penerimaan pesan lainnya. Berikut ini ada empat alasan utama mengapa orang perlu mendengarkan :

·         Untuk memahami dan memperoleh informasi : Orang yang menguasai informasi memiliki kesempatan yang lebih besar untuk sukses, baik secara pribadi maupun konteks professional, sebab, di era sekarang, menguasai informasi berarti menguasai sumber daya. Memahami perintah, memahami pesan, memahami kebutuhan orang lain, menggali lebih banyak informasi dibutuhkan sebagai modal agar dapat berkomunikasi serta menjadi kemampuan utama untuk dapat berhasil dalam setiap pekerjaan.

·          Analisis terhadap kualitas Informasi : Kemampuan seseorang untuk dapat menganalisis informasi dibutuhkan agar dapat bertindak tepat. Mendengarkan dan mendapatkan informasi lebih banyak akan meningkatkan kualitas pesan yang diterima, kelengkapan data, dan kemampuan mengolah informasi, sehingga simpulan atau analisis terhadap suatu kondisi atau keadaan dapat diambil.

·         Membangun dan memelihara hubungan : Alasan untuk mendengarkan adalah untuk melakukan komunikasi interpersonal. Banyak survey telah membuktikan bahwa orang yang memiliki kemampuan untuk mendengar dengan efektif memiliki hubungan yang lebih baik dengan sesamanya, sebaliknya mereka yang kurang mampu untuk mendengarkan akan memperburuk hubungan atau setidaknya tidak dapat membangun hubungan yang lebih baik

·         Menolong orang lain : Kemampuan mendengarkan wajib dimiliki agar dapat memahami orang lain dan pada akhinya, dapat menolong orang lain. Pada saat seseoramg mau mendengarkan dan memberikan perjhatian yang tulus serta serius kepada permasalahan yang kita sampaikan, hamper sebagian besar masalah kita telah dapat ditolong, atau minimal dapat memberikan pola atau prespektif yang baru tentang kita dapat menghadapi masalah yang kita hadapi.

 2. Keterampilan providing feedback (memberikan umpan balik) : Umpan Balik adalah setiap bentuk komunikasi yang disampaikan kepada seseorang dengan tujuan agar orang tersebut mengetahui dampak perilakunya terhadap anda atau orang lain.

 3. Keterampilan persuading (membujuk) : Persuading (membujuk) adalah komunikasi tatap muka yang dilakukan dengan sengaja oleh seseorang dengan tujuan agar pihak lain mau mengikuti dengan sukarela kehendak seseorang.

  4. Keterampilan resolving conflicts adalah kemampuan untuk mengatasi konflik dengan orang lain.  

Berikut adalah 10 Cara untuk meningkatkan skill interpersonal anda:

1.       Smile. Sedikit orang yang ingin berada di sekitar seseorang yang selalu terlihat tak bahagia. Lakukan yang terbaik untuk menjadi seseorang yang friendly dan antusias dengan rekan-rekan kerja anda. Bangun sikap positif dan ceria mengenai pekerjaan dan mengenai kehidupan. Seringlah tersenyum. Energi positif yang anda pancarkan akan menarik yang lain kepada anda

2.      Jadilah apresiatif. Carilah satu hal positif tentang setiap orang yang anda bekerja sama dan biarlah mereka mendengarnya. Jadilah murah hati dengan pujian dan kata-kata yang mengobarkan semangat. Ucapkan terima kasih ketika seseorang menolong anda. Buatlah kolega anda merasa diterima ketika mereka menelepon atau datang ke kantor anda. Jika anda membiarkan orang lain mengetahui bahwa mereka dihargai, mereka akan mau memberikan yang terbaik untuk anda.

3.      Perhatikanlah orang lain. Cermatilah apa yang sedang terjadi dalam kehidupan orang lain. Ketahuilah momen-momen bahagia mereka, dan tunjukkanlah perhatian dan simpati pada situasi-situasi sulit seperti waktu sakit atau kematian. Buatlah eye contact dan ingatlah orang dari nama pertama mereka. Tanyakan yang lain akan opini-opini mereka.

4.      Latihlah mendengarkan dengan aktif. Untuk mendengarkan dengan aktif adalah dengan mendemonstrasikan bahwa anda memang mau untuk mendengar dan mengerti akan pandangan orang lain. Itu berarti menegaskan kembali, dengan bahasa anda sendiri, apa yang orang lain telah katakan. Dengan cara ini, anda mengetahui bahwa anda mengerti apa yang mereka maksudkan dan mereka mengetahui bahwa respon anda melebihi lip service. Rekan-rekan kerja anda akan menghargai mengetahui bahwa anda benar-benar mendengarkan dengan apa yang telah mereka katakan.

5.      Bawalah kebersamaan. Ciptakanlah lingkungan yang mengajak orang lain untuk bekerja sama. Perlakukanlah setiap orang dengan sama, dan jangan bermain `siapa yang favorit.` Hindari berbicara tentang orang lain di belakang mereka. Tindak lanjutkan apa yang orang lain sarankan atau minta. Ketika anda membuat pernyataan atau pengumuman, pastikan bahwa anda telah dimengerti. Jika rekan-rekan anda melihat anda sebagai seseorang yang solid dan fair, mereka akan mempercayai anda.

6.      Tangani konflik-konflik. Ambillah sebuah langkah mudah untuk membawa kebersamaan, dan menjadi seseorang yang menangani konflik-konflik ketika akan terjadi. Pelajari bagaimana menjadi mediator yang efektif. Jika ada rekan-rekan kerja yang ber-cekcok mengenai permasalahan personal atau professional, aturlah agar kedua pihak duduk bersama dan bantu mengatasi perbedaan mereka. Dengan mengambil peranan memimpin, anda akan mendapatkan respek dan kekaguman dari orang sekitar anda.

7.      Berkomunikasi dengan jelas. Perhatikanlah apa yang anda katakan dan bagaimana anda mengatakannya. Seorang komunikator yang jelas dan efektif menghindari salah pengertian dengan rekan-rekan kerja, kolega-kolega, dan rekan sejawat anda. Kelancaran verbal anda memproyeksikan gambaran akan intelijensi dan kedewasaan, tidak peduli berapa pun usia anda. Jika anda tetap mengeluarkan semua apa yang ada di pikiran anda, orang tidak akan terlalu menaruh perhatian dengan kata-kata ataupun opini anda.

8.      Hiburlah mereka. Janganlah takut untuk menjadi lucu ataupun pandai. Banyak orang yang mau berada di dekat orang-orang yang bisa membuat mereka tertawa. Gunakanlah rasa humor anda sebagai alat efektif untuk menurunkan batas dan menghimpun perhatian orang.

9.      Lihatlah dari sisi mereka. Empati berarti menjadi mampu untuk menaruh diri anda dalam sepatu orang lain dan mengerti apa yang mereka rasakan. Cobalah untuk melihat situasi dan respon-respon dari perspektif orang lain. Ini bisa terjadi dengan tetap berhubungan dengan emosi-emosi anda sendiri; orang-orang yang menghindari perasaan mereka sendiri terkadang menjadi sulit untuk ber-empati dengan orang lain.

10.   Janganlah mengeluh. Tidak ada yang lebih buruk dibandingkan seorang pengeluh yang kronis ataupun perengek. Jika anda harus mengemukakan tentang sesuatu, simpanlah itu dalam buku harian anda. Jika anda harus mengungkapkan dengan kata-kata keluhan-keluhan anda, ungkapkan kepada teman terdekat anda dan keluarga saja, dan jadikanlah singkat. Bagikan itu kepada semua orang sekitar anda atau yang lainnya dan anda akan mendapatkan reputasi buruk.

A=Alpha, B=Bravo, C=Charlie, …

Filed under: Our World — Leave a comment

June 29, 2011

Sewaktu masa-masa sekolah, guru-guru biasanya menyebutkan jawaban-jawaban A,B,C,D dengan Alpha, Bravo, Charlie, dan Delta.

Atau mungkin sewaktu anda sedang telepon, ada kata-kata yang mungkin perlu diperjelas huruf-hurufnya dengan menggunakan sandi seperti itu.

Tapi apakah kalian tahu di balik A=Alpha, B=Bravo, C=Charlie, D=Delta tersebut ternyata ada E=Echo, F=Golf, dst.

Nih tabel lengkapnya, semoga bermanfaat lah di kemudian hari.

A: Alpha B: Bravo C: Charlie D: Delta E: Echo F: Foxtrot G: Golf H: Hotel I: India J: Juliet K: Kilo L: Lima M: Mike

N: November O: Oscar P: Papa Q: Quebec R: Romeo S: Sierra T: Tango U: Uniform V: Victor W: Whiskey X: X-ray Y: Yankee Z: Zulu

Selain list-list singkatan tersebut, ternyata ada loh yang versi Indonesia dan British :

Indonesia A : Ambon B : Bandung C : Cepu D : Demak E : Ende F : Flores G : Garut H : Halong I : Irian J : Jepara K : Kendal L : Lombok M : Medan N : Namlea O : Opak P : Pati Q : Quibek R : Rembang S : Solo T : Timor U : Ungaran V : Viktor W : Wilis X : Ekstra Y : Yongki Z : Zainal

British A : Andrew B : Benjamin C : Charlie D : David E : Edward F : Fredrick G : George H : Harry I : Issac J : Jack K : King L : Lucy M : Marry N : Nelly O : Oliver P : Peter Q : Queen R : Robert S : Sugar T : Tommy U : Unkle V : Victory W : William X : Xmas Y : Yellow Z : Zebra

Sejarah dari huruf-huruf alphabet tersebut :

Pelafalan huruf dalam komunikasi radio maupun telepon, seperti Alfa, Bravo, Charlie, dst., disebut sebagai international radiotelephony spelling alphabet. Daftar kode spelling yang ada sekarang, diadopsi secara resmi pertama kali oleh ITU (International Telecommunication Union) pada tahun 1927.Aircraft Radio Test.Kualitas audio suatu alat komunikasi baik itu lewat kabel ataupun non-kabel (wireless) sangat tergantung kualitas media hantar dan kualitas audio dari alat komunikasi itu sendiri. Dalam komunikasi radio atau telepon, seringkali satu atau dua huruf yang terdengar mirip dalam pelafalannya. Contohnya bunyi lafal untuk huruf (D) “De” hampir mirip dengan bunyi lafal huruf (B) “Be” dan (G) “Ge”. Untuk itulah dalam dunia komunikasi lewat udara, pihak yang terlibat dalam pembicaraan sering menggunakan kata/bunyi yang diawali oleh huruf yang dilafalkan. Hal ini pada awalnya dipergunakan dalam komunikasi radio antar personil militer dan untuk dunia penerbangan. Secara resmi disebut sebagai international radiotelephony spelling alphabet. Kadang, ketika anda sedang numpang pesawat, terdengar komunikasi antara pilot dengan petugas ground-control “Golf is current, please coming” dan dijawab dengan “We have a lot of Whiskey“. Bagi orang awam mungkin bisa mengerenyitkan dahi, kenapa saat mau mendarat kok malah diskusi olahraga dan minuman keras ?!. Padahal bisa saja kata ‘Golf’ yang diucapkan oleh petugas ground-control tersebut dimaksudkan sebagai ‘Ground’ dan ‘Whiskey’ yang diucapkan oleh pilot dimaksudkan sebagai ‘Woman’. Hal ini untuk mempermudah komunikasi antara pilot dengan bagian ground-control.

sumber : http://www.kaskus.us/showthread.php?t=8687323